A eficiência e a agilidade na gestão de uma secretaria municipal são fundamentais para garantir um atendimento de qualidade aos cidadãos. No caso da Secretaria de Meio Ambiente de Santa Maria, diversas medidas e ações foram executadas para otimizar os processos e tornar a rotina mais eficiente.
Conversei com o secretário Marcos Vinícius Moraes e com o adjunto, Luiz Felipe Weber, sobre as razões para a melhora significativa da performance da pasta. Os indicadores de produtividade da secretaria ao longo dos últimos dois anos ajudam a explicar esses motivos. Acompanhe:
Os gráficos mostram que, ao longo de 2022, a demanda solicitada à secretaria não era atendida na totalidade, criando déficits e atrasos. Isso porque o número de expedição de processos era menor do que o de solicitações.
A partir de junho de 2023, essa situação se inverteu: a secretaria conseguiu expedir uma quantidade maior de processos em relação aos protocolados. Isso permitiu que os prazos de atendimento das demandas diminuíssem, assim como a fila de processos em aberto. Tudo isso sem aumentar o orçamento de gastos da pasta.
Padronização para ganhar tempo
Uma das primeiras medidas adotadas na gestão foi a padronização dos modelos de parecer e licença. Ao estabelecer modelos pré-definidos, a secretaria pôde acelerar o processo de licenciamento, reduzir a burocracia e facilitar a análise dos processos. Isso garante mais agilidade na emissão de licenças, tornando o procedimento mais ágil e eficiente.
Clareza no fluxo de processos
Os ajustes no fluxo dos processos internos também são essenciais para melhorar a eficiência da secretaria. Desde o protocolo até a expedição dos documentos, é importante revisar e otimizar cada etapa do processo. É possível, por exemplo, implementar um trâmite direto do protocolo aos técnicos responsáveis, eliminando etapas desnecessárias na distribuição dos processos. Isso economiza tempo e recursos, aumentando a produtividade da secretaria.
Tecnologia que contribui com a performance
A digitalização e a automação de serviços online também desempenham um papel crucial na melhoria da eficiência do time do Meio Ambiente. Ao disponibilizar serviços públicos (como poda em área pública e privada, denúncias e supressões de árvores) através de plataformas digitais, a secretaria agiliza o atendimento do contribuinte, reduz a necessidade de deslocamentos desnecessários e simplifica o processo para os cidadãos. Além disso, a automação de processos rotineiros, como a emissão de licenças, também elimina tarefas manuais e aumenta a produtividade da equipe.
Comunicação como estratégia de desempenho
A realização de reuniões semanais com a equipe de licenciamento é outra estratégia eficiente para desburocratizar rotinas, padronizar processos e implementar soluções. Esses encontros permitem identificar gargalos e propor melhorias, além de promover o alinhamento entre os membros da equipe.
Gestão de indicadores
É fundamental acompanhar mensalmente os resultados das ações adotadas. Indicadores relativos ao número de processos em aberto, ao número de processos protocolados e expedidos, por categoria, por técnico e por atividade fornecem uma visão clara que permite avaliar a eficácia das medidas implementadas. A coleta e a análise desses dados auxiliam na identificação de possíveis problemas e na definição de novas frentes de atuação.
Aproximação para agilizar
A aproximação da secretaria com os técnicos externos, com os empreendedores, os cidadãos, os órgãos parceiros solicitantes e outras secretarias municipais também está sendo essencial para melhorar o atendimento. Ao promover um diálogo constante, a secretaria consegue entender as demandas da comunidade, esclarecer dúvidas e agir de forma mais eficiente.
Em resumo, no caso analisado, a melhoria da performance da Secretaria de Meio Ambiente passa pela aplicação de recursos de gestão eficientes. Medidas como padronização de modelos, ajuste de fluxos internos, digitalização e automação de serviços, acompanhamento de prazos e resultados, reuniões de equipe, aproximação com os stakeholders e revisão de checklists fornecem melhores condições para a secretaria e seu líder atuarem de forma eficaz na garantia da preservação ambiental e no atendimento aos cidadãos.
Nada é por acaso.
